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Word与Access数据交流技巧           ★★★
Word与Access数据交流技巧
点击数: 更新时间:2009-8-25 15:40:27

  Word与Access同为微软公司Office软件包的一个组成部分,它们之间有着密切的联系,为方便用户的使用,现将如何实现Word与Access数据交流的方法介绍如下:

  一、在Word中利用Access的数据(一)在原有Word文档中插入MicrosoftAccess表或查询的内容

  1.在Word文档中选定要插入表或查询的位置。

  2.寻视图”中的“工具栏”,然后点击“数据库”,显示“数据库”工具栏,然后单击“插入数据库”按钮。

  3.在弹出的“数据库”窗口中单击“获取数据”按钮,在“打开数据源”的“文件类型”中选择“MSAccess数据库”。在“文件名”框中输入所需MicrosoftAccess数据库的名称,然后单击“打开”按钮。

  4.单击“表格”或“查询”,然后选择所需表格或查询,最后单击“确定”按钮。

  5.如果要选定记录、域或二者的子集,并将它们包含在Word表格中,请单击“查询选项”按钮,选好所需选项,再单击“确定”按钮。

  6.如果要自定义Word的表格形式,请单击“表格自动套用格式”按钮,选定所需选项后单击“确定”按钮。

  7.单击“插入数据”按钮,在“插入记录”下,选定希望包括在Word表格中的记录。

  8.如果希望源数据改变时可更新Word表格中的数据,可再选中“将数据作为域插入”复选框,然后单击“确定”即可。

  (二)将MicrosoftAccess数据输出到Word文档中

  1.在MicrosoftAccess中,打开所需数据库,然后打开数据库对象:表、查询、窗体或报表。

  2.选定所需输出数据的行和列。

  3.单击“文件”菜单中的“另存为/导出”命令。

  4.选择“另存为一个外部文件或数据库”选项,然后单击“确定”按钮。

  5.在“保存类型”框中,为输出数据选择格式:如果要创建保持原有数据格式的文档,请单击“RTF格式”;如果要创建普通的文本文件,作为邮件合并数据源使用,请单击“MicrosoftWord合并文件”按钮。

  6.在“文件名”框中,指定新文档的文件名称。

  7.如果以RTF格式保存文档,并且希望马上启动Word打开此文档,请选中“自动启动”复选框。

  8.如果要选定指定的数据行列,则要选中“选择”选项。

  9.单击“导出”命令完成输出。

  二、向MicrosoftAccess中导入Word文本文件

  1.在Word中将文件另存为用逗号分隔或用制表符分隔的文本文件。

  2.切换到MicrosoftAccess,然后打开新的或已有的数据库。

  3.单击“数据库”窗口的“表”选项卡。

  4.指向“文件”菜单中的“获取外部数据”命令,然后单击“导入”。

  5.单击“文件类型”框中的“文本文件”命令。

  6.在“文件名”框中,输入要导入的文本文件的名称。

  7.单击“导入”命令。

  8.根据“导入文本向导”对话框中的指导进行操作。

  要查看更多的选项或修改指导项(比如域分隔符),可单击第一个向导对话框中的“高级”命令。如果要保存指定项,以便下次导入相似的文本文件时可用它们,请单击“另存为”命令。
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